Политика ООО «ПРОХЛАНДИЯ» в отношении обработки персональных данных

Политика действует с даты публикации на сайте.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных обществом с ограниченной ответственностью «ПРОХЛАНДИЯ» (далее — Оператор).

1.2. Реквизиты Оператора:

полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ПРОХЛАНДИЯ»;
ОГРН: 1267700044490;
ИНН: 9724237184;
КПП: 772401001;
адрес: 115598, г. Москва, ул. Ягодная, д. 4, помещ. 22/1;
email по вопросам персональных данных и юридически значимых обращений: prohlandia@mail.ru.

1.3. Политика применяется к обработке данных на сайтах https://prohlandia.ru и https://b2b.prohlandia.ru, в формах, личном кабинете, переписке с работниками Оператора, при исполнении заявок и договоров, а также в информационных системах Оператора, связанных с этими процессами.

1.4. Политика распространяется на посетителей, заявителей, покупателей, пользователей B2B-портала, получателей товара, представителей контрагентов и работников, использующих административную часть сайтов, если их данные фактически обрабатываются в этих процессах. Кадровый учёт и подбор персонала не входят в предмет настоящей Политики и требуют отдельного регулирования.

1.5. Политика не является согласием на обработку персональных данных. Если для конкретной цели необходимо согласие, Оператор получает его отдельно.

2. Принципы обработки

Оператор:

обрабатывает данные законно, добросовестно и только для заранее определённых целей;
не объединяет несовместимые цели обработки;
собирает только данные, необходимые для соответствующей цели;
принимает разумные меры для поддержания данных в актуальном состоянии;
ограничивает сроки обработки достижением цели и требованиями закона;
прекращает обработку и уничтожает данные в случаях и сроки, предусмотренные законом; обезличивание допускается только там, где закон позволяет его вместо уничтожения;
принимает правовые, организационные и технические меры защиты.

3. Цели, субъекты, данные и основания

3.1. Работа и безопасность сайтов

Субъекты: посетители и пользователи сайтов.
Данные: IP-адрес, User-Agent, дата и время, запрошенный адрес, технические события и идентификаторы, необходимые для сессии и защиты.
Цели: предоставление функций сайта, диагностика, защита аккаунтов, предотвращение злоупотреблений и расследование инцидентов.
Основания: пункт 7 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — законный интерес в обеспечении безопасности при соблюдении прав и свобод субъектов; пункт 5 — в части, необходимой для исполнения соглашения с пользователем; пункт 2 — для исполнения обязанностей по защите данных, установленных статьями 18.1 и 19 этого закона.
Срок: для обычных диагностических журналов устанавливается предел 12 месяцев с даты записи; по достижении цели записи удаляются раньше. Это предельный срок, а не обязанность хранить все записи год. Выделенные доказательства конкретного инцидента хранятся по пункту 3.10. История согласования заказов относится к пунктам 3.3 и 3.6, а не к диагностическим журналам.

3.2. Корзина, избранное и функциональные настройки

Субъекты: посетители и пользователи.
Данные: выбранные товары, количество, локальные настройки и технический идентификатор.
Цели: сохранить выбор и обеспечить работу пользовательских функций.
Основания: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — в части действий для заключения или исполнения договора с субъектом; пункт 7 — законный интерес в предоставлении выбранных пользователем функций при соблюдении его прав и свобод. Эти основания применяются, если сохраняемые сведения относятся к персональным данным.
Срок: localStorage — до очистки пользователем либо удаления приложением; sessionStorage — на время сессии вкладки, с возможностью восстановления браузером при восстановлении вкладок. Истечение или отзыв сессии B2B ограничивает действие доступа, но не означает автоматического физического удаления всех записей из браузера. Управление хранилищами описано в cookie-политике.

3.3. Розничная заявка и продажа

Субъекты: заявители, покупатели и получатели товара.
Данные: фамилия, имя, отчество в составе ФИО, телефон, email, комментарий, сведения о товарах, количестве и расчётной сумме; сведения о согласованных условиях, самовывозе, оплате, возврате и претензиях, если они возникают.
Цели: принять запрос, проверить наличие и цену, связаться с заявителем, согласовать условия, заключить и исполнить договор, провести расчёты и выполнить обязанности по закону.
Основания: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — заключение договора по инициативе субъекта и его исполнение; пункт 2 — обязательный бухгалтерский, налоговый учёт и исполнение требований законодательства о защите прав потребителей. Для представителей покупателя основания определяются по пункту 3.9; защита прав — по пункту 3.10.
Срок: по заявке без заключённого договора — до завершения работы с ней; если иных оснований нет, данные уничтожаются в течение 30 дней после достижения цели. По состоявшейся сделке данные обрабатываются до завершения исполнения и связанных обязательств. Первичные учётные документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года; необходимые доказательства — по пункту 3.10.

3.4. Обращения через контактную форму и иные каналы

Субъекты: заявители.
Данные: имя, фамилия, телефон, email, тема и текст сообщения, история ответа.
Цели: зарегистрировать и рассмотреть обращение, предоставить ответ, подтвердить исполнение.
Основания: отдельное согласие — пункт 1 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ; пункт 5 — если обращение необходимо для заключения или исполнения договора с субъектом; пункт 2 — если рассмотрение требуется законом. Отдельное согласие формы не является условием рассмотрения обязательного по закону требования.
Срок: до рассмотрения обращения и завершения ответа; затем данные уничтожаются в течение 30 дней, если нет иных оснований. Договорная переписка и необходимые доказательства сохраняются только в соответствующей части по пунктам 3.3, 3.6 и 3.10.

3.5. Заявка на регистрацию и доступ к B2B-порталу

Субъекты: физические лица, запрашивающие доступ, в том числе монтажники и представители контрагентов.
Данные: фамилия, имя, необязательное отчество, телефон (если указан), email, сведения об аккаунте и статусе заявки; IP, User-Agent, дата регистрации, источник, время и технические идентификаторы подтверждённых документов. Пароль хранится в защищённом преобразованном виде средствами системы аутентификации.
Цели: рассмотреть заявку, проверить возможность предоставления доступа, создать и защитить аккаунт, назначить менеджера, вести журнал юридически и технически значимых действий.
Основания: отдельное согласие при подаче заявки — пункт 1 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ; предоставление доступа в рамках соглашения с физическим лицом — пункт 5; безопасность — пункты 2 и 7 в пределах целей пункта 3.1.
Срок: до принятия решения по регистрации, но не более шести месяцев со дня подачи, если рассмотрение продолжается и согласие действует. По истечении этого периода незавершённая регистрация закрывается. При отказе, закрытии регистрации или отзыве согласия без другого основания неодобренный аккаунт и регистрационные сведения уничтожаются в течение 30 дней с соответствующего события.
Данные действующего аккаунта обрабатываются в период предоставления доступа. После окончательного закрытия доступа ненужные данные аккаунта подлежат уничтожению в течение 30 дней, если нет другого основания. Необходимые сведения сделок и доказательства хранятся по пунктам 3.6 и 3.10. Отключение входа само по себе не является уничтожением данных.

3.6. B2B-заявки, поставки и история действий

Субъекты: пользователи B2B-портала, покупатели, плательщики, получатели товара и контактные лица, данные которых правомерно сообщил клиент.
Данные: профиль и идентификатор аккаунта, состав заявки, количество, цена, комментарии, статусы, согласованные изменения и причины, сведения о платежах и отмене их учётных записей, авторы и время действий.
Цели: согласовать и исполнить поставку, вести расчёты, обеспечить аудит действий, разрешать обращения и споры.
Основания: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — для субъекта, являющегося стороной, выгодоприобретателем или поручителем по договору; пункт 2 — для обязательного учёта; пункты 3.9 и 3.10 настоящей Политики — для представителей, авторов действий и защиты прав.
Срок: первичные учётные документы — не менее пяти лет после соответствующего отчётного года по статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ; конкретный срок определяется видом документа и применимыми налоговыми и архивными требованиями. Прочие данные заказа обрабатываются до завершения исполнения и связанных обязательств, включая гарантийные и претензионные; после этого необходимые доказательства хранятся по пункту 3.10, остальные данные уничтожаются в срок, предусмотренный разделом 11. Пятилетний минимум не распространяется автоматически на весь профиль, пароль и все технические данные клиента.

3.7. Запросы субъектов персональных данных

Субъекты: лица, реализующие права в отношении своих данных.
Данные: идентификационные и контактные сведения, содержание запроса, подтверждение полномочий представителя, история рассмотрения и ответа.
Цели: проверить заявителя, выполнить законный запрос и подтвердить исполнение.
Основание: пункт 2 части 1 статьи 6, статьи 14, 20 и 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Срок: на период исполнения запроса; затем обязательные документы хранятся в установленный для их вида срок, необходимые доказательства — по пункту 3.10. Избыточные копии документов, представленные для проверки личности, уничтожаются после проверки в сроки раздела 11.

3.8. Работники, использующие административную часть сайтов

Субъекты: менеджеры и администраторы Оператора.
Данные: ФИО, рабочие контакты, идентификатор аккаунта, роль, закреплённые клиенты, сведения аутентификации, IP, User-Agent, время и содержание служебных действий.
Цели: предоставление служебного доступа, разграничение полномочий, безопасность и установление авторства действий при обработке заказов.
Основания: пункт 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ, статьи 86–88 ТК РФ, статьи 18.1 и 19 Федерального закона № 152-ФЗ; пункт 7 части 1 статьи 6 — защита прав при соблюдении прав и свобод работника.
Срок: доступ действует в период соответствующих полномочий; после их прекращения доступ закрывается. Данные аутентификации уничтожаются в сроки раздела 11 при отсутствии основания для хранения; технические журналы хранятся по пункту 3.1, авторство изменений заказов и доказательства — по пунктам 3.3, 3.6 и 3.10.

3.9. Представители поставщиков, подрядчиков и корпоративных клиентов

Субъекты: руководители, представители и контактные лица контрагентов.
Данные: ФИО, должность, рабочие телефон и email, доверенность и иные сведения о полномочиях, переписка и сведения об исполнении договора.
Цели: переговоры, заключение и исполнение договоров, проверка полномочий, расчёты, претензионная работа и защита прав.
Основания: пункт 7 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — законный интерес в необходимом деловом взаимодействии и проверке полномочий при соблюдении прав субъекта; пункт 2 — в части законных обязанностей учёта. Пункт 5 применяется только когда сам субъект является стороной, выгодоприобретателем или поручителем по договору, а не автоматически ко всем работникам юридического лица.
Срок: до прекращения необходимости взаимодействия с конкретным представителем. Затем ненужные контактные сведения уничтожаются в сроки раздела 11; документы сделки и необходимые доказательства сохраняются по пунктам 3.6 и 3.10.

3.10. Подтверждение исполнения обязанностей и защита прав

Субъекты: лица, участвующие в процессах пунктов 3.1–3.9.
Данные: только относящиеся к конкретному вопросу идентификационные и контактные сведения, содержание запроса и ответа, согласованные условия и действия, подтверждения согласия, его отзыва и исполнения требований, выделенные записи об инциденте. Пароль, полный профиль и несвязанные технические записи не сохраняются только ради возможного спора.
Цели: доказать правомерность обработки и исполнения обязанностей, предъявить или рассмотреть конкретные требования, обеспечить защиту в споре.
Основания: пункт 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — для предусмотренных законом доказательств; пункт 7 — защита законных интересов без нарушения прав субъектов; пункт 3 — при участии в судопроизводстве в предусмотренных законом случаях.
Срок: если обязательный срок не установлен, необходимые доказательства могут сохраняться до трёх лет после завершения соответствующего обращения, прекращения отношений или согласия. Состав, необходимость и срок такого хранения определяются отдельно и фиксируются Оператором; общий срок исковой давности сам по себе не оправдывает хранение всех данных. При утрате необходимости данные уничтожаются раньше. При конкретном споре хранение относящихся к нему доказательств продолжается на период разбирательства и исполнения решения, а затем прекращается, если отсутствует иное основание.

3.11. Сбор email для будущих новостей и обновлений каталога

Субъекты: посетители, добровольно оставившие email в форме подписки.
Данные: email, дата и время подтверждения, редакция и технический идентификатор отмеченного согласия, IP-адрес и User-Agent.
Цель: сформировать список адресов для будущих новостей и обновлений каталога.
Основание: отдельное согласие — пункт 1 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ.
Срок: до отзыва согласия или прекращения указанной цели обработки.
Отозвать согласие можно письмом на prohlandia@mail.ru.

4. Действия с данными и способы обработки

Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление уполномоченным получателям, блокирование, удаление и уничтожение. Обработка может быть автоматизированной, неавтоматизированной или смешанной.

Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки.

5. Получатели и обработчики

Доступ внутри ООО «ПРОХЛАНДИЯ» предоставляется по рабочей необходимости. B2B-менеджер получает доступ к закреплённым клиентам; администратор — к сведениям, необходимым для управления доступом, контроля и безопасности.

В зависимости от процесса данные могут получать:

ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» (ИНН 7810945525, ОГРН 1227800052215) — размещение приложения и хранение данных, включая резервные копии, на территории Российской Федерации;
ООО «ВК» (ОГРН 1027739850962) — обслуживание почтового ящика prohlandia@mail.ru, когда субъект сам направляет письмо или Оператор отвечает по электронной почте;
банки, оператор фискальных данных и иные участники расчётов — только в составе, необходимом для оплаты, кассового чека и обязательного учёта;
государственные органы — в случаях и объёме, предусмотренных законом;
Яндекс и владельцы доменов изображений поставщиков — технические данные браузерного запроса при загрузке встроенной карты или удалённого изображения, подробнее в документе о cookies, локальном хранилище и внешних ресурсах.

Автоматический обмен с API поставщиков касается товарных данных; персональные данные клиентов в этих запросах не передаются. Получение товара организовано самовывозом, доставка Оператором не выполняется. Переходы по внешним ссылкам и последующее общение вне сайта регулируются также условиями соответствующего сервиса; сама ссылка не означает автоматической передачи содержимого профиля или заказа.

Передача данных конкретного получателя товара или представителя допускается только при наличии основания по статье 6 Федерального закона № 152-ФЗ, в необходимом объёме и для определённой цели. Если данные получены от другого лица, Оператор выполняет обязанности по информированию субъекта по частям 3 и 4 статьи 18 этого закона, если отсутствует предусмотренное законом исключение.

При поручении обработки другому лицу Оператор соблюдает часть 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ: определяет основание поручения, получает согласие субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом, и устанавливает в договоре перечень данных, операций, цели, требования конфиденциальности, защиты и другие обязательные условия. Самостоятельные получатели, например банки и государственные органы, обрабатывают данные на своих законных основаниях. До подключения нового обработчика Оператор определяет основание, оформляет необходимые документы и актуализирует сведения об обработке.

6. Локализация и трансграничная передача

При сборе данных граждан Российской Федерации, в том числе через интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение выполняются с использованием баз данных на территории Российской Федерации. Использование для этих операций при сборе баз данных за пределами Российской Федерации не допускается, кроме прямо предусмотренных частью 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ исключений.

На странице контактов загружается карта Яндекса, а отдельные фотографии товаров — с доменов поставщиков. При прямой загрузке эти получатели получают IP, User-Agent, адрес запрашиваемого ресурса и возможный Referer. Дополнительные сведения о внешних ресурсах приведены в отдельном документе.

К передаче персональных данных на территорию иностранного государства применяется статья 12 Федерального закона № 152-ФЗ. До начала такой передачи Оператор получает предусмотренные законом сведения о получателях и защите данных, направляет отдельное уведомление Роскомнадзору и соблюдает установленные законом сроки начала передачи, ограничения и запреты. Само использование домена с определённым окончанием или иностранного адреса email не определяет правовую квалификацию передачи: учитываются фактические получатель и обработка. Этот раздел не является утверждением, что любые внешние ресурсы сайта расположены исключительно в России.

7. Cookie и данные браузера

Сайты используют браузерные хранилища для сессии и аутентификации, а также для выбранных пользователем функций: корзины, избранного, сравнения и настроек. Избранное и сравнение не являются обязательными для просмотра сайта. Эти хранилища технически отличаются от cookie; встроенные внешние ресурсы могут использовать cookie. Перечень, назначение, сроки и способы удаления описаны в Политике использования cookie и данных браузера.

Встроенный внешний ресурс может получить IP, User-Agent и сведения запроса. Действующие карта и внешние изображения перечислены в указанном документе. Закрытие информационной плашки само по себе не считается согласием на обработку персональных данных.

8. Защита данных

Оператор применяет разграничение доступа, аутентификацию, журналирование действий, резервное копирование, контроль прав базы данных, обновление программного обеспечения и иные необходимые меры. Работники получают доступ в объёме служебных задач и обязуются сохранять конфиденциальность.

Описание мер в Политике не раскрывает сведения, которые могут снизить безопасность системы.

9. Права субъекта

Субъект вправе бесплатно получать предусмотренные статьёй 14 Федерального закона № 152-ФЗ сведения об обработке и доступ к своим данным; требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных либо ненужных для заявленной цели данных; отозвать согласие, потребовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях и обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

Отзыв согласия не влияет на законность обработки до отзыва и не требует удаления сведений, которые Оператор обязан или вправе продолжать обрабатывать на другом законном основании.

10. Обращение к Оператору

Запрос направляется на prohlandia@mail.ru либо по юридическому адресу. В запросе следует указать сведения, позволяющие идентифицировать заявителя и его отношения с Оператором, описание требования и контакт для ответа. Оператор вправе запросить разумное подтверждение личности или полномочий, не требуя избыточных данных.

Формальный запрос о доступе к данным должен соответствовать части 3 статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ: содержать предусмотренные ею сведения о документе, удостоверяющем личность, подтверждение отношений с Оператором либо факта обработки и подпись заявителя или представителя. Электронный запрос может быть подписан электронной подписью по законодательству РФ. Это не означает необходимости прилагать полный скан паспорта к любому обращению.

Сведения об обработке и возможность ознакомления предоставляются при обращении либо в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса. Продление допускается не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением — статья 20.
Подтверждённые неточности исправляются в течение 7 рабочих дней со дня предоставления подтверждающих сведений; в предусмотренном частью 3 статьи 20 случае незаконно полученные или ненужные данные уничтожаются в течение 7 рабочих дней.
Требование прекратить обработку исполняется в течение 10 рабочих дней с возможным мотивированным продлением не более чем на 5 рабочих дней, кроме законных исключений части 5.1 статьи 21. Оператор сообщает о выполненных действиях либо предоставляет мотивированный отказ в случаях и порядке, установленных законом. Сроки уничтожения в остальных случаях приведены ниже.

11. Прекращение обработки и уничтожение

11.1. При достижении цели обработка прекращается, а данные уничтожаются не позднее 30 дней с даты достижения цели, если не действует предусмотренное частью 4 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ основание продолжения обработки. При отзыве согласия применяются условия части 5 статьи 21: обработка прекращается, а ставшие ненужными данные уничтожаются в течение 30 дней с получения отзыва, если нет предусмотренного законом основания продолжения.

11.2. При выявлении неправомерной обработки она прекращается не позднее 3 рабочих дней; если обеспечить её правомерность невозможно, данные уничтожаются не позднее 10 рабочих дней с даты выявления нарушения. Для случаев части 3 статьи 20 применяется указанный в разделе 10 семидневный срок. На период проверки данные блокируются в случаях, предусмотренных статьёй 21.

11.3. Если уничтожение в установленные статьёй 21 сроки невозможно, Оператор блокирует данные и обеспечивает их уничтожение не позднее шести месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом. Это исключение применяется при фактической невозможности своевременного уничтожения, а не как обычное продление срока хранения. Обезличивание не подменяет уничтожение там, где закон прямо требует уничтожить данные.

11.4. Закрытие доступа к B2B и уничтожение данных — разные действия. После закрытия аккаунта сохраняются только данные, необходимые для действующих обязательств, обязательного учёта и обоснованной защиты прав. Техническая связь заказа с аккаунтом не создаёт самостоятельного правового основания для хранения всего профиля. По прекращении последнего основания персональные данные подлежат уничтожению.

11.5. Электронные данные уничтожаются способом, исключающим восстановление их содержания в информационной системе; бумажные носители — способом, исключающим восстановление текста. Если обработка поручена другому лицу, Оператор обеспечивает выполнение им необходимых действий. Уничтожение подтверждается по части 7 статьи 21 и приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: актом, а при автоматизированной и смешанной обработке также выгрузкой из журнала регистрации событий. Эти подтверждения хранятся три года с момента уничтожения.

11.6. Уничтожение охватывает и резервные копии. Оператор соблюдает применимые сроки уничтожения; если своевременно уничтожить данные в копии невозможно, применяется пункт 11.3. Данные, подлежащие уничтожению, не используются из резервных копий для обычных операций. При восстановлении копии ранее исполненные требования об удалении и прекращении обработки применяются повторно до возобновления обычной работы с восстановленными данными.

12. Изменения Политики

Оператор вправе изменять настоящую Политику без согласия субъектов персональных данных. Новая редакция вступает в силу со дня её размещения по адресу https://prohlandia.ru/privacy, если в ней не указан более поздний срок. Политика доступна на обоих доменах.